Il gestionale per la farmacia. Consigli pratici per una scelta consapevole.
Quale gestionale scegliere per la mia farmacia? È senza dubbio la prima domanda che si pone il farmacista che si accinge ad avviare la propria attività, ma anche chi, reduce da un’esperienza che ha deluso le aspettative, non vuole sbagliare più.
Ma partiamo dal principio. Negli ultimi anni, abbiamo assistito a una rivoluzione che ha portato le vecchie farmacie, a gestione familiare e tradizionale, a dover operare in un mercato sempre più competitivo. Il farmacista oltre alle conoscenze in ambito sanitario, ha dovuto acquisire anche capacità di gestione commerciale del punto vendita, competenze che in passato erano appannaggio esclusivo degli “Store Manager”. Dal controllo di gestione alla comunicazione, dalle tecniche di vendita a quelle di visual selling, posizionando correttamente la propria farmacia nel mercato di riferimento con un corretto mix merceologico. Inoltre le nuove normative imposte in ambito digitale, come ad esempio la ricetta e la fatturazione elettronica, la sicurezza dei dati e il GDPR, hanno reso questo mercato ancora più complesso.
Per questa ragione i gestionali ormai non possono più prescindere dallo stare al passo con i tempi e mettere nelle condizioni le farmacie di poter offrire un servizio efficiente e in linea con le aspettative dei clienti.
Ecco 7 consigli che per scegliere quello giusto.
1 Un gestionale aiuta la farmacia a rispondere alle normative vigenti
Negli ultimi anni abbiamo assistito a un susseguirsi di normative che hanno imposto alle software house, di adeguare i propri sistemi gestionali alle richieste dei vari enti nazionali. Non solo adempimenti sanitari ma anche fiscali o legati al tema molto sentito dell’ambito GDPR e sicurezza del dato. È importante quindi scegliere un gestionale in grado di rispondere alle normative nei modi e nei tempi stabiliti e che sappia offrire quegli automatismi che rendono fluido il suo utilizzo senza dover interrompere la gestione operativa.
2 Automazione integrata al gestionale
L’automazione porta in farmacia numerosi vantaggi perché sostituisce azioni ripetitive e meccaniche che rendono la quotidianità più monotona e generano un calo fisiologico delle performance. L’obiettivo è dedicarsi maggiormente ai pazienti senza inutili perdite di tempo, sviluppando il consiglio e permettendo una più efficace attività di vendita, usando l’up-selling e il cross-selling. Perché questo avvenga, è importante che i vari sistemi di automazione siano integrati al gestionale, garantendo un’interazione fluida e priva di interruzioni. In poche parole, dovrebbe essere in grado di automatizzare il punto vendita consentendo di risparmiare tempo e migliorare l’efficienza dei collaboratori.
3 Gestione del magazzino. Acquistare bene per vendere meglio!
Il gestionale deve mettere a disposizione un sistema di analisi ABC di magazzino ossia una tecnica di gestione delle scorte che permette di classificare e organizzare gli articoli in base alla loro rotazione. Pertanto, occorre la massima attenzione nell’ acquistare le giuste quantità ed effettuare analisi periodiche delle vendite. Questo aiuta a capire se le scorte sono in linea con la domanda o se la rotazione dei prodotti va modificata, per evitare che la merce stazioni troppo a lungo in magazzino. Un gestionale efficiente permette di accedere e correlare queste informazioni in maniera semplice e veloce.
4 Controllo di gestione: L’importanza di analizzare il dato
Se il dato non è affidabile e non si possiede una misurazione di quel dato tutte le decisioni saranno un’incognita per il futuro. Prendere decisioni leggendo un dato non corretto può mettere a rischio qualsiasi scelta strategica. È importante quindi scegliere un gestionale che raccolga le anomalie e metta in condizione la farmacia di correggerle in maniera rapida, senza interrompere la normale operatività.
5 Sistemi di fidelizzazione
Ormai è risaputo. Spesso pensiamo che l’incremento delle vendite passi quasi esclusivamente dall’acquisizione di nuovi clienti. In realtà, focalizzarsi sulla clientela già esistente fornisce risultati più duraturi e con costi inferiori. Un sistema di marketing integrato al gestionale, basato sull’utilizzo delle carte fedeltà e sulla profilazione della clientela, è in grado di studiare il comportamento di acquisto e indirizzare le promozioni al pubblico ideale. Oggi con il supporto dell’intelligenza artificiale è possibile effettuare azioni predittive, per incrementare lo scontrino medio, aumentare la frequenza di acquisto o ridurre le probabilità di perdere un cliente.
6 Comunicare dentro e fuori la farmacia
Creare e distribuire i contenuti delle comunicazioni nei tempi e nei modi migliori attraverso un sistema multimediale integrato al gestionale può aumentare le occasioni di vendita. Infatti in un contesto di mercato in cui le farmacie ampliano la propria offerta commerciale attraverso l’utilizzo di promozioni, scontistiche, servizi aggiuntivi e organizzazione di eventi speciali, è fondamentale far conoscere la propria offerta ai clienti, anche a quelli potenziali.
7 Consulenza, assistenza e formazione
Il software gestionale da solo non basta. Prima di selezionare quello che fa per voi accertatevi che il partner che vi supporterà nella formazione, assistenza e consulenza, sia affidabile. Poter ricevere supporto H24 e 7 giorni su 7 e una presenza fisica sul territorio, è sicuramente da preferire rispetto a un partner poco presente e lento nella risoluzione di un problema. Come sempre, la differenza la fanno i servizi e il fattore umano.
Senza dubbio un software gestionale dev’essere di facile comprensione e utilizzo, fornire tutte le informazioni utili al farmacista attraverso un “quadro di comando” semplice e chiaro.
Dovrebbe dare l’esatta situazione della farmacia come la corretta gestione del magazzino, il controllo delle vendite e delle rotazioni dei prodotti.